In diesem Artikel zeigen wir, zeigen wir die Reservierungsstatus-Funktion, wie man damit Zeit sparen kann, und wie man sie konfiguriert.
Was bringt mir die Reservierungsstatus-Funktion ("Status Translation")?
Jeder Reservierung ist immer ein Status, z.B. Provisorisch, Bestätigt, Am Platz, Abgereist, Storniert und so weiter.
- Bessere Übersicht: Der jeweilige Status kann mit verschiedenen Funktionen verknüpft werden, z.B. kann der jeweilige Status im auf dem Tischplan farblich angezeigt werden, was die Übersicht und den Arbeit im Service erleichtert, so werden provisorische Reservierungen gelb, bestätigte Reservierungen schwarz und Reservierungen am Platz grün angezeigt.
- Entlastung: Zudem können mit dem Reservierungsstatus bzw. einer spezifischer Änderung des Reservierungsstatus Aktionen automatisch ausgelöst werden, z.B. der Versand einer Review-Anfrage oder einer Stornierungsbestätigung. Dies spart Zeit.
- Lückenlose Information & Dokumentation: Die automatische Auslösung von Arbeitsschritten wie Bestätigungsmails, Check-out, Stornierungs-Mails etc gewährleistet einen immer aktuellen Stand der Kapazität und sorgt für eine lückenlose und zeitnahe Dokumentation sowie unmittelbar Information der Gäste.
Kann ich die Reservierungsstatus und seine Funktionen anpassen?
Ja, du kannst den Reservierungsstatus individuelle an deine Bedürnissse anpassen. Folgende Anpassungen sind möglich:
- Auswahl: Du kannst aus einer Liste verschiedener Reservierungsstatussen auswählen, welche Status du verwenden und anzeigen lassen möchtest.
- Darstellung: Du kannst selbst festlegen, wie die Reservierungsstatus farblich dargestellt und wo sie angezeigt werden sollen, z.B. im booqIn oder Dashboard.
- Funktionen: Du kannst einstellen, wo jeder einzelne Reservierungstatus verwendet werden bzw. welche Status eine Aktion auslösen sollen, z.B. Filtereinstellungen für eine personalisierte Planung, Durchführung und Abschluss des Reservierungsmanagements in der Schicht.
Wie kann ich die Reservierungsstatus einstellen?
Standard: Einige Einstellungsmöglichkeiten findest du standardmässig in aleno. Zum Beispiel kannst du für jede Schicht einstellen, ob bei einem bestimmten Status automatische E-Mails wie Reservierungs-, Stornierungs- oder Bewertungs-E-Mails versendet oder der Check-out der Gäste erfolgen soll.
Optionale Erweiterung: Für umfassendere Einstellungsmöglichkeiten wende dich an den aleno Support und lasse dir das Feature "Status Translations" kostenlos freischalten.
Einstellungen: Eine Schritt für Schritt-Anleitung
(1) Wende Dich an den Support und lasse dir die das Feature "Status Translations" freischalten.
(2) - (3) Danach gehe in den Einstellungen (2) zu im Bereich "Allgemein" zu "Status" (3).
(4) Einzelne Reservierungsstatus kannst du in der ersten Spalte aktivieren/deaktivieren. Der Status ist dann grundsätzlich für die Arbeit in aleno verfügbar bzw. nicht verfügbar.
(5) Weise nun dem Status die von dir gewünschte Farbe zu.
(6) Die Status werden zu einer besseren Orientierung bestimmten Phasen im Reservierungs-Management zugewiesen, z.B. Planung (etwas "Provisorisch"), Durchführung (etwas "Am Platz"), Abschluss (etwas "Abgereist") oder Spezial ( etwa "No-Show").
(7) Markiere nun durch ein Klick auf das entsprechende Kästchen, wo der Status jeweils angezeigt und verwendet werden soll, z.B. in deinem Reservierungsbuch booqIn. Bei der Filteranzeige definierst du, welcher Status angezeigt wird, wenn du den Filter im booqIn und seatIn einschaltest.
(8) Hier kannst du die Reihenfolge in der Darstellung mit den Klicks auf Pfeil nach oben / unten verändern
(9) Markiere in der Spalte "booqIn Anzeige" das Kästchen eines Status, dann erscheint er im booqIn im Pull-Down Menü der Reservierung.
(10) - (11) Markiere in der Spalte "Filter Anzeige" das Kästchen eines Status, dann wird die Reservierung auch bei eingeschaltetem Status-Filter (10) in der Resevierungsliste im booqIn angezeigt.
(12) - (13) Markiere in der Spalte "Dashboard Anzeige Ordnung" alle Reservierungsstatus, die im Dashboard als Kachel (13) angezeigt werden sollen.
Achtung! In den Status-Einstellungen können Sie auch die Titel, d.h. die Bezeichnung des jeweiligen Status, ändern. Die Funktion bleibt jedoch dieselbe. Wenn du versehentlich "Abgereist" in "Abgewissen" änderst, dann erhalten deine abgewiesenen Gäste - sofern aktiviert - eine ÜberprüfungsanfBewertungsanfrage anstelle der Nachricht, das ihre Reservierung nicht angenommen werden kann.