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Automatische Erinnerungs-Mails & SMS einrichten

In diesem Artikel erfährst du, wie du automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS aktivierst, um No-Shows zu reduzieren und Gästen rechtzeitig an ihre Reservierung zu erinnern.

Automatische Erinnerungen helfen, No-Shows zu vermeiden und geben Gästen die Möglichkeit, ihre Reservierung rechtzeitig zu bestätigen oder anzupassen.
Ob per E-Mail oder SMS – die Erinnerungen sorgen für eine bessere Auslastungsplanung und weniger kurzfristige Absagen.

1. Konfiguration

1.1. E-Mail-Erinnerungen

Pfad: Einstellungen > E-Mails > Erinnerung

email reminder

Hier kannst du:

  • Die E-Mail-Vorlage gestalten (z. B. personalisierte Ansprache oder Hinweis auf Stornierungslink).

  • Festlegen, wann die Erinnerung gesendet wird – z. B. einen Tag vor der Reservierung.

  • Bestimmen, für welche Reservierungen sie gilt – etwa nur für Reservierungen, die mehr als 5 Tage im Voraus getätigt wurden.

💡 Beispiel: Nur für Reservierungen, die mehr als 5 Tage im Voraus getätigt wurden, wird am Vortag automatisch eine Erinnerungs-Mail gesendet.reservation days

 

Bitte beachte, dass die Minimum-Werte hier sind:

Tage vor Besuch: 1 / Anzahl Tage der Reservierung vor dem Besuch 2. Ein Versand der Erinnerungs-Mail am Tag der Reservierung ist nicht möglich.

Der Versand geschieht automatisch um 16:00 Uhr Ortszeit.

Beide Felder müssen einen Wert enthalten.

1.2. SMS-Erinnerungen

Pfad: Einstellungen > SMS > ErinnerungSMS notification

Hier findest du die Vorlage für deine Erinnerungs-SMS.

Der Versandzeitpunkt und die Filterung nach Reservierungsvorlauf (z. B. „mehr als 5 Tage im Voraus“) erfolgen nach denselben Regeln wie bei der E-Mail-Erinnerung.

💬 Tipp: SMS-Nachrichten werden häufig noch am selben Tag gelesen und eignen sich daher besonders gut für kurzfristige Erinnerungen.

 

1.3. Schichtbezogene Aktivierung

Pfad: Einstellungen > Schichten > Schicht auswählen > Haken setzen bei „Erinnerungs-Mails“ und/oder "Erinnerungs-SMS".

reminder settings

 

Damit kannst du individuell festlegen, für welche Schichten Erinnerungen aktiviert werden sollen – sowohl für E-Mail als auch für SMS.

Beispiele:

  • Nur für Abend-Reservierungen

  • Nur für Wochenend-Schichten

  • Nur für spezielle Events

So bleiben deine Nachrichten gezielt und relevant.

 

Erinnerungsnachrichten eignen sich besonders gut in Kombination mit der Rückbestätigung.
Damit können Gäste ihre Reservierung aktiv bestätigen – was die No-Show-Rate weiter senkt.