Um Tische mehrfach belegen zu können, sind zwei Einstellungen zentral:
- Erstens können Tische nur dann mehrfach belegt werden, wenn die Plätze für Reservierungen nicht den ganzen Mittag oder Abend zur Verfügung gestellt werden, sondern die Verweildauer des Aufenthalts begrenzt wird.
- Zweitens sollte dafür die Kapazität variabel gesteuert werden, so dass die Gäste nicht mitten am Abend reservieren.
Einstellung der variablen Kapazität
- Gehe zu deinen «Einstellungen» -> «Schichten»
- Wähle eine Schicht aus (oder lege ggf. eine neue Schicht an)
- Gehe in den Bearbeitungsmodus bei den «Erweiterten Kapazitätseinstellungen»:
- Bestimme die «Dauer der Zeiteinheiten»
Wenn du 30min als Zeiteinheit festlegst, dann kannst du für jede halbe Stunde separat die Kapazität wählen, z.B. wie viel Gäste zwischen 18:00 und 18:30 Uhr empfangen werden können.
Die Zeiteinheiten gelten also als Balancier-Tool, wie ihr den Gästefluss steuern möchtet. Eine Überbuchung kann auf dieser Seite nicht erstellt werden, das System orientiert sich bei Online-Buchungen lediglich an den allgemein buchbaren Sitzplätzen sowie der Verweildauer.
- Bestimme nun die «Kapazität» pro Zeiteinheit. Für jede Zeiteinheit kann festgelegt werden, wie viele Gäste maximal angenommen werden wollen:
Einstellung der Verweildauer
- Navigiere innerhalb der Schicht-Einstellungen zu «Verweildauern» und klicke auf «Verweildauern bearbeiten».
- Es kann eine unterschiedliche Verweildauer je nach Gruppengröße und Gästekategorie erstellt werden. Die Verweildauer Option bei einer Onlinebuchung kann z.B. länger sein als für WalkIn Gäste:
Die Gäste sollten unbedingt darüber informiert werden, wenn die Sitzplätze nur für einen begrenzten Zeitraum zur Verfügung stehen, z.B. in der automatischen Antwort-E-Mail bei Online-Reservierungen, im Bedingungstext oder mittels Zusatzabfragen in den Schichteinstellungen.
Beispiel: Praktisches Einrichten für Double Seating
Das Restaurant hat 60 Sitzplätze. Die Küche ist von 18 bis 22 Uhr geöffnet. Damit deine Tische zweimal belegt werden können, muss erst die Verweildauer beschränkt werden, z.B. auf 120min. Damit ist es möglich, dass die ersten Gäste von 17:30 bis 19:30 Uhr einen Tisch erhalten, und der Tisch ab 19:30 Uhr nochmals vergeben werden kann bzw. im System die Kapazität als wieder buchbar erscheint. Ersichtlich ist dies im booqIn:
Zweitens soll die Kapazität pro Zeiteinheit variabel gesteuert sein. Damit ein Tisch doppelt belegt werden kann, sollen die ersten Gäste früh, die weiteren Gäste eher spät erscheinen.
Wenn Reservierungen für 19:00 oder 19:30 Uhr zugelassen werden, dann können diese Plätze weder davor noch danach nochmals «verkauft» werden. Für eine Doppelbelegung sollten die Einstellungen «Variable Kapazität» demnach wie folgt gewählt werden:
- Für die erste Zeiteinheit – 18:00 Uhr – werden als Kapazität 40 Gäste eingetragen
- Für die zweite Zeiteinheit – 18:30 Uhr – 20 Gäste.
- Für die Zeiteinheiten 19:00 Uhr und 19:30 Uhr werden hingegen keine Reservierungen zugelassen, die «Variable Kapazität» wird auf «0» gesetzt.
- Für die Zeiteinheiten 20:00, 20:30 und 21:00 Uhr kann wieder eingerichtet werden, wie viele Gäste höchstens gleichzeitig empfangen werden können, z.B. 40 Gäste.
- Grafisch wird der Gästefluss bzw. -Kapazität pro Zeiteinheit so dargestellt:
Perfekt: Mit diesen Einstellungen wird sichergestellt, dass einerseits nicht alle Gäste gleichzeitig kommen; das entlastet den Service und ihre Küche. Andererseits können die Tische ab 20:00 oder 20:30 Uhr nochmals belegt werden.
Eine Mehrfachbelegung wäre hingegen weniger möglich, wenn zu den "Stosszeiten" (19:00 oder 19:30 Uhr) viele Reservierungen zugelassen würden.