In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du deine Gäste-Datenbank automatisch bereinigen kannst, z.B. Duplikate zusammenführen oder leere Profile entfernen.
Überblick: Die Pflege deiner Gäste-Datenbank ist für eine effektive Gästekommunikation und einen erstklassigen Service unerlässlich. Zwei Features ermöglichen dir die automatisierte Zusammenführen von doppelten sowie die Löschung von leeren Gäste-Profilen.
1. Doppelte Gäste-Profile zusammenführen
Wenn ein Gast mehrfach reserviert, jedoch teilweise unterschiedliche Angaben macht, z.B. dieselbe Telefonnummer, jedoch unterschiedliche E-Mail-Adressen, werden für den Gast mehrere Gäste-Profile angelegt. Die Funktion erkennt solche Duplikate und fügt die Gäste-Profile desselben Gasts zu einem Profil zusammen.
Anwendung
(1) Melde dich als Account Owner oder Administrator an.
(2)-(3) Gehe in den Einstellungen (2) zu dem Menü-Punkt "Gäste-Daten" (3).
(4) Klicke auf die Box "Automatische Zusammenführung doppelter Gästeprofile".
(5) Bestätige die Zusammenführung und entsprechende Folgen.
(6) Speichere die Einstellungen.
Danach werden Gäste-Profile automatisch geprüft, Duplikate identifiziert und zusammengeführt.
Beachte: Dieser Vorgang erfolgt kontinuierlich im Hintergrund. Die Gäste-Datenbank wird also fortlaufend geprüft und bereinigt, ohne dass du erneut die Prüfung veranlassen musst oder über deren Verlauf informiert wirst.
Kriterien für Duplikate
Profile gelten als Duplikate, wenn die folgenden Merkmale identisch sind:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail oder Telefonnummer
Tipp: Falls zwei Profil zum selben Gast gehören, aber die oben genannten Kriterien nicht identisch sind, kannst du die Profile zusammenführen, in dem du in beiden Profilen entweder dieselbe E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eingibst.
Welche Daten werden zusammengeführt?
Sprache: Falls die Sprache eines Profils nicht der Standardsprache des Restaurants entspricht, wird diese Sprache für das zusammengeführte Profil verwendet.
VIP/Blacklist: Der Status "VIP" oder "Blacklist" wird übernommen, wenn er in mindestens einem der Gäste-Profil vermerkt ist.
Newsletter: Das letzte Anmelde-/Abmeldedatum aus den Gäste-Profilen wird übernommen.
E-Mail-Adresse/Telefonnummer: Die erste E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer wird jeweils als primäre Kontakt-Information übernommen. Weitere Kontakt-Daten können hinzugefügt werden.
Profilbeschreibungen (allgemeine Beschreibung, Sitzplatzpräferenzen usw.): Alle Informationen werden in Reihenfolge der Erstellung der Kontakte übernommen.
Gäste-Tags: Alle Gäste-Tags werden übernommen.
Bewertung des Gasts: Die höchste Bewertung wird übernommen.
Unternehmen: Die Angabe des original Profils wird als primäre Information angezeigt. Weitere Unternehmen von den zusammengeführten Profilen werden zusätzlich dargestellt.
Die Profile werden nicht zusammengeführt, sofern folgende Felder nicht übereinstimmen bzw. widersprüchliche Informationen vorliegen.
- Titel
- Geburtsdatum
- Anschrift
- Geschlecht
- cc erforderlich Status
Beispiel: Profil A hat das Geburtsdatum 12.04.1991, Profil B 15.06.1980. In diesem Fall werden die Profile nicht automatisch zusammengeführt.
Wichtige Hinweise
Sobald ein Profil zusammengeführt wurde, kann es nicht mehr rückgängig gemacht werden. Wir speichern nicht, welche Profile automatisch zusammengeführt wurden.
Die Daten werden auf Basis der Restaurantgruppe bereinigt, sodass, wenn Sie es für ein Restaurant aktivieren, die Daten der gesamten Gruppe bereinigt werden.
2. Leere Gäste-Profile löschen
Gäste-Profile mit unvollständigen bzw. fehlenden Informationen können vom Restaurant nicht effizient genutzt werden. Du kannst solche Profile wie folgt entfernen:
(7)-(8) Gehe in den Einstellungen (7) zu "Gäste-Daten" (8).
(9) Aktiviere das Kästchen "Automatisches Löschen leerer Profile".
(10) Bestätige die automatische Löschung der leeren Profile und deren Folgen.
(11) Speichere die Einstellung.
Nach der Bestätigung wird das System automatisch leere Profile erkennen und im Hintergrund löschen. Die Bereinigung der Gäste-Datenbank läuft kontinuierlich im Hintergrund. Du brauchst also nichts weiter zu tun bzw. wirst nicht weiter über die Pflege deiner Datenbank informiert.
Kriterien für leere Profile:
- Nur einen Vornamen und/oder Nachnamen
- Keine E-Mail oder Telefonnummer
- Keine Beschreibung oder Tags
- Keine zukünftigen Reservierungen
- Nicht mehr als eine Gesamtreservierung, und wenn sie existiert, sollte sie älter als 6 Monate sein
- Das Profil selbst sollte älter als 6 Monate sein.
Wichtige Hinweise:
- Ein gelöschtes Profil kann nicht wiederhergestellt werden.
- Die Daten werden für jedes Restaurant einzeln bereinigt, daher muss dies für jedes Restaurant einzeln aktiviert werden, auch wenn eine gemeinsame Datenbank für mehrer Restaurants genutzt wird.
- Weitere Information zum löschen von Gäste-Profilen findest Du hier.