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Automatische Tags: Gäste automatisch markieren (und entfernen)

In diesem Artikel erfährst du wie du automatische Tags für Gäste einrichtest, festlegst, wann Tags hinzugefügt oder entfernt werden, und was du tun kannst, wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert.

Mit automatischen Tags sparst du Zeit und bleibst konsistent: aleno kann Gäste automatisch mit Tags versehen – z. B. „Stammgast“ nach drei Besuchen oder „Großspender“, wenn der durchschnittliche Umsatz eine bestimmte Summe übersteigt.

aleno prüft jede Nacht um 03:00 Uhr, welche Gäste die Bedingungen erfüllen, und fügt oder entfernt Tags entsprechend.
So bleibt deine Gästedatenbank immer aktuell – ganz ohne manuelles Nachpflegen.

  1. How to configure it
    1. Where to find it
    2. Create your first rule
    3. Auto-removing of tags
  2. Examples, Best Practices & Limitations
  3. FAQ & Troubleshooting

 

1. Konfiguration

 

1.a) Wo du die Funktion findest

Gehe zu
Einstellungen → Allgemein → Gästetags → Automatische Tags

Hier siehst du alle vorhandenen Regeln.
Wenn noch keine Regel existiert, klick auf Erste Regel erstellen, um zu starten.

aleno backend

 

1.b) Neue Regel erstellen

Jede Regel legt fest, wann ein Gast automatisch einen bestimmten Tag erhalten soll.
So richtest du sie ein:

  1. Klicke auf „Regel erstellen“.

  2. Vergib einen Namen – z. B. „VIP: mehr als 3 Besuche“.

  3. Wähle einen vorhandenen Tag aus der Liste (pro Regel kann ein Tag zugewiesen werden).

  4. Lege fest, wann der Tag hinzugefügt werden soll.
    Du kannst Regeln basierend auf diesen Daten erstellen:

    • Besuchsanzahl: wie oft ein Gast bereits reserviert hat

    • Durchschnittlicher Umsatz: wie viel ein Gast im Schnitt ausgibt (benötigt POS-Integration)

  5. Definiere die Bedingungen:

    • Gib den Schwellenwert an (z. B. mehr als 3 Besuche oder über 100 € Umsatz).

    • Wähle den Zeitraum (z. B. Gesamte Zeit, letzte 30 Tage, letzte 90 Tage, usw.).

  6. (Optional) Füge weitere Bedingungen hinzu.

    • Bedingungen innerhalb einer Gruppe müssen alle zutreffen.

    • Bei mehreren Gruppen reicht es, wenn eine erfüllt ist.

  7. (Optional) Aktiviere „Automatisch entfernen“, wenn Tags gelöscht werden sollen, sobald ein Gast die Kriterien nicht mehr erfüllt.

  8. Speichere die Regel.

  9. Aktiviere sie über den Schalter (Regeln sind nach dem Speichern standardmäßig deaktiviert).

💡 Beispiel:
Markiere alle Gäste mit dem Tag „Stammgast“, die mehr als 3 Besuche insgesamt hatten.
Oder füge den Tag „High Spender“ hinzu, wenn der durchschnittliche Umsatz in den letzten 90 Tagen über 150 € liegt.

 

1.c) utomatisches Entfernen von Tags

Wenn du „Automatisch entfernen“ aktivierst, entfernt aleno den Tag automatisch, sobald ein Gast die Bedingungen nicht mehr erfüllt.

Beachte: Das gilt auch für manuell hinzugefügte Tags mit demselben Namen!

💡 Tipp:
Verwende für automatische Regeln einen eigenen Tag (z. B. „VIP (auto)“), um manuelle Tags zu schützen.

 

3. Beispiele, Best Practices & Einschränkungen

Beispiele

Regelname Kriterium Automatisch entfernen
Stammgast Mehr als 3 Besuche (Gesamte Zeit) Aus
High Spender Durchschnittlicher Umsatz ≥ 120 € in den letzten 90 Tagen An
VIP (auto) (≥ 3 Besuche UND ≥ 80 € Durchschnittsumsatz in 90 Tagen) ODER (≥ 150 € in 30 Tagen) An

Best Practices

  • Starte einfach: Erstelle zuerst ein bis zwei Regeln und beobachte die Ergebnisse.

  • Verwende klare Namen: z. B. „VIP > 3 Besuche 90 Tage“.

  • Trenne manuelle und automatische Tags, um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden.

  • Überprüfe deine Regeln regelmäßig – vor allem bei saisonalen Schwankungen.

  • Halte deine Logik übersichtlich, um doppelte Regeln zu vermeiden.

Einschränkungen

  • Pro Regel kann nur ein Tag vergeben werden.

  • Es gibt keine Prüfung auf doppelte oder überlappende Regeln.

  • „Durchschnittlicher Umsatz“ erfordert eine aktive POS-Integration mit Umsatzdaten.

  • Die Aktualisierung erfolgt einmal täglich um 03:00 Uhr, nicht in Echtzeit.

 

3. FAQ & Fehlerbehebung

Wann werden Tags aktualisiert?
Jeden Tag um 03:00 Uhr. Regeln greifen nicht sofort nach dem Speichern.

Meine Regel ist aktiv, aber es werden keine Tags vergeben.

  • Warte bis nach dem nächtlichen Update.

  • Prüfe, ob der gewählte Zeitraum (z. B. 90 Tage) relevante Besuche enthält.

  • Bei Umsatzregeln: Stelle sicher, dass POS-Daten korrekt übermittelt werden.

Gäste haben plötzlich Tags verloren.
Wahrscheinlich ist „Automatisch entfernen“ aktiviert, und die Gäste erfüllen die Kriterien nicht mehr.
Erstelle separate Tags für automatische Regeln, um manuelle Tags zu behalten.

Meine Umsatz-Bedingungen greifen nicht.
Überprüfe, ob dein POS korrekt mit aleno verbunden ist und Umsätze dem richtigen Gastprofil zugeordnet werden.

Was passiert, wenn ich einen Tag lösche, der in einer Regel verwendet wird?
Du erhältst eine Warnmeldung. Wenn du den Tag löschst, wird die verknüpfte Regel automatisch deaktiviert.

Kann ich auch nach anderen Kriterien taggen (z. B. letztem Besuch oder Buchungsquelle)?
Noch nicht. Aktuell stehen Besuchsanzahl und durchschnittlicher Umsatz zur Verfügung.
Wenn du weitere Kriterien wünschst, sende uns dein Feedback (siehe unten).

Wir planen bereits Erweiterungen – etwa nach Gesamtumsatz, letztem Besuch oder Buchungsquelle.
Teile uns gern mit, was du dir wünschst!

📧 Schreibe uns an support@aleno.me