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msgIn – Gäste-Kommunikation direkt in aleno

In diesem Artikel erfährst du, wie du mit msgIn alle Nachrichten rund um deine Reservierungen zentral im aleno Backend empfängst, bearbeitest und dokumentierst – und warum das deinen Arbeitsalltag deutlich erleichtert.

📝 TL;DR – Kurz zusammengefasst

Mit msgIn empfängst du Nachrichten von Gästen direkt im aleno Backend – automatisch verknüpft mit der passenden Reservierung.

Funktionen im Überblick:

  • Antworten auf automatische E-Mails landen direkt bei der Reservierung

  • Kommentare aus dem Widget erscheinen als separate Nachricht

  • Du kannst direkt aus aleno antworten – ohne externes Mailprogramm

  • Alle Nachrichten sind im Reservierungsverlauf dokumentiert

👉 Aktivieren unter Einstellungen > E-Mail > Konfiguration

Übersicht 

 

Mit msgIn wird aleno zur zentralen Kommunikationszentrale für deine Reservierungen: Rückantworten und Kommentare von Gästen werden direkt in aleno empfangen – gebündelt, übersichtlich und immer im Kontext der passenden Reservierung. So reduzierst du deutlich den Aufwand, Informationen manuell aus externen Mailprogrammen in die Reservierungen zu übertragen.

Funktion 1: Mail-Antworten von Gästen auf automatisch versendete Mails (z. B. Reservierungsbestätigungen)

Gäste antworten häufig direkt auf automatisierte E-Mails wie Reservierungsbestätigungen. Mit msgIn landen diese Antworten direkt im aleno Posteingang – automatisch verknüpft mit der passenden Reservierung.

Beispiel: Ein Gast schreibt zurück, dass statt 6 nun nur 4 Personen kommen. Du klickst direkt aus der Nachricht zur Reservierung, passt die Personenanzahl an und sendest eine aktualisierte Bestätigung – alles in einem System, ohne manuelles Suchen oder Kopieren.

Funktion 2: Reservierungskommentare

Gäste können bei der Online-Reservierung Kommentare hinterlassen, z. B. Tischwünsche oder Hinweise auf besondere Anlässe. Diese Kommentare erscheinen als separate Nachricht in der msgIn-Inbox.

Beispiel: Ein Gast schreibt einen Kommentar, dass er gerne einen bestimmten Platz hätte oder dass seine Frau Geburtstag hat. Du kannst mit einem Klick zur Reservierung navigieren, entsprechende Vorbereitungen treffen (z. B. den gewünschten Tisch zuweisen) und dem Gast direkt aus der Inbox heraus antworten.

Funktion 3: Direkt mit dem Gast kommunizieren

Du kannst Gästen direkt aus aleno heraus persönliche Nachrichten senden – im Layout deiner automatisierten E-Mails. Ideal, um individuelle Absprachen zu treffen.

Beispiel: Du möchtest Vorbestellungen abfragen oder eine alternative Uhrzeit vorschlagen? Kein Problem. Öffne die Reservierung in der BooqIn oder SeatIn-Ansicht, klicke auf "Mehr Anzeigen" und nutze das Feld "Externe Nachricht", um deine Mail zu verfassen.

Die Vorlage für diese Nachrichten kannst du unter Einstellungen > E-Mail > Vorlagen > Individuelle Nachricht nach deinen Wünschen anpassen.

Funktion 4: Vollständige Dokumentation der Gästekommunikation

Alle automatisierten und manuellen Nachrichten werden bei der jeweiligen Reservierung dokumentiert. So bleibt der komplette Kommunikationsverlauf nachvollziehbar und für alle im Team einsehbar.

Beispiel: Du kannst auf einer Reservierung jederzeit nachsehen, ob eine Umbuchung bereits mit dem Gast abgestimmt wurde – inklusive aller Nachrichten.

Der Vorteil: Alle reservierungsbezogene Kommunikation an einem Ort

Mit msgIn wird Kommunikation mit Gästen effizient und übersichtlich:

  • Alle reservierungsbezogenen Nachrichten an einem Ort: Im aleno Backend siehst du alle eingehenden Nachrichten gesammelt – kein zusätzlicher Login in ein externes Mailprogramm notwendig.

  • Direkte Kommunikation aus der Reservierung heraus: Du kannst Gästen direkt aus einer Reservierung antworten. So bleibt der gesamte Verlauf an einem Ort dokumentiert.

  • Volle Transparenz: Der gesamte E-Mail-Verlauf ist bei der jeweiligen Reservierung einsehbar – auch für andere Teammitglieder.

  • Weniger manuelles Übertragen: Statt Inhalte aus externen Mails manuell zu notieren, sind alle Informationen direkt im System verfügbar.

📌 Wichtig: Auch wenn msgIn aktiviert ist, können Gäste weiterhin direkt an die allgemeine E-Mail-Adresse deines Restaurants schreiben. Solche Nachrichten erscheinen nicht in aleno und müssen ggf. manuell übernommen werden.

Wo kann ich msgIn aktivieren?

Du kannst msgIn in deinem aleno Account unter folgendem Pfad aktivieren: Einstellungen > E-Mail > Konfiguration

Dort kannst du den Empfang von Nachrichten aktivieren und weitere Optionen zur Mail-Kommunikation konfigurieren.

Die Inbox: Was kommt hier an?

In der msgIn-Inbox im aleno Backend landen:

  • Antworten von Gästen auf automatisierte E-Mails, z. B. Reservierungsbestätigungen, Erinnerungen oder Stornierungsbenachrichtigungen

  • Kommentare, die Gäste im Widget hinterlassen, z. B. Wünsche zur Tischwahl oder Anmerkungen zum Anlass

  • Antworten auf manuell verschickte E-Mails, die direkt aus aleno gesendet wurden

Alle eingehenden Nachrichten werden mit der jeweiligen Reservierung verknüpft und im Nachrichtenbereich der Reservierung angezeigt.

Wie funktioniert der Posteingang?

Sobald msgIn aktiviert ist, erscheint oben rechts im aleno-Menü ein kleines Brief-Symbol ✉️. Wenn neue Nachrichten eingehen, wird dort die Anzahl der unbeantworteten Nachrichten in Rot angezeigt.

Ein Klick auf das Brief-Symbol öffnet den Posteingang. Hier findest du auch die Ordner „Gesendet“ und „Archiv“.

Im Posteingang kannst du:

  • Nachrichten öffnen: Klicke auf die Betreffzeile.

  • Direkt auf Nachrichten antworten. Öffne die Nachricht und nutze das Textfeld unterhalb, um direkt deine individuelle Nachricht zu verfassen.

  • Zur Reservierung springen: Klicke auf das Reservierungs-Kürzel (z. B. A156), um direkt zur Reservierung in der SeatIn-Ansicht zu gelangen.

  • Nachricht archivieren: Klicke auf das kleine Box-Symbol 📥 am Ende der Zeile.

  • Nachricht als Spam markieren: Klicke auf das Schild-Symbol 🛡️.


Im Ordner „Gesendet“ findest du auch alle automatisch versendeten E-Mails inklusive ihres Versandstatus.
📘 Eine Übersicht zur Bedeutung der Statusfarben findest du hier.

📌 Wichtig: Der Zugriff auf den Posteingang kann für jede:n Benutzer:in individuell festgelegt werden. Gehe dazu auf Einstellungen > Benutzer & Rollen, wähle den entsprechenden Benutzer aus und setze im Bereich Zugriff den Haken bei msgIn.

Was passiert, wenn msgIn nicht aktiviert ist?

Auch ohne msgIn empfängst du Nachrichten von Gästen – allerdings nicht direkt in aleno:

  • Antworten auf automatisierte E-Mails (wie z. B. die Reservierungsbestätigung) werden an die im System hinterlegte Restaurant-E-Mail-Adresse weitergeleitet.

  • Die Kommunikation läuft dann außerhalb von aleno – du musst Inhalte manuell in die Reservierung kopieren, z.B. als Notiz, um dein Team auf dem Laufenden zu halten.

Mit msgIn vermeidest du diese Umwege – und stellst sicher, dass alle relevanten Infos direkt dort landen, wo du sie brauchst: bei der Reservierung.