Damit du Gruppenanfragen effizient bearbeiten und automatisieren kannst, benötigst du ein schriftliches, standardisiertes Angebot für Gruppen mit allen wichtigen Informationen wie Menü-Varianten, Preisen, Fristen und vertraglichen Bedingungen. Dieses Angebot stellst du dann deinen Gästen als PDF oder Formular online zur Verfügung, z.B. auf deiner Webpage, via Dropbox oder GoogleDrive.
Gehe in aleno zu Menü -> Einstellungen -> E-Mail -> Gruppenanfragen. Wenn du Gruppenanfragen in aleno aktivierst, dann wird die angezeigte E-Mail bei einer Anfrage automatisch an den Gast versendet. Passe die E-Mail-Vorlage an deine Bedürfnisse und deinen Stil an. Dein Text sollte dabei den Link zu deinem standardisierten Angebot für Gruppen sowie Hinweise zum weiteren Vorgehen und Fristen enthalten.
Die Einstellungen für Gruppenanfragen kannst du für jede Schicht separat vornehmen, z.B. wenn du nur in der Abendschicht Gruppen empfangen möchtest. Die Gruppenanfragen kannst du über Menü -> Einstellungen -> Schichten -> Spezifische Schicht -> Gruppenanfragen bearbeiten, aktivieren und deaktivieren.
Gruppenanfragen kannst du über viele Parameter an deine Rahmenbedingungen anpassen. Zunächst wählst du die Mindestanzahl an Gäste für dein Bankett-Angebot, danach die maximale Anzahl an Gäste, die du als Gruppe bewirten möchtest. Dabei solltest du darauf achten, das zwischen a la Carte- und Gruppenreservationen keine Lücken klaffen.
aleno-Kunden nehmen Standardreservationen häufig bis 10 Personen entgegen, Gruppenanfragen für 11-30 Personen. Im Beispiel werden Reservationen mit weniger als 11 Gästen in aleno entsprechend als Standardreservation verarbeitet.
Online-Reservationsanfragen für mehr als 30 Gäste werden dann hingegen nicht entgegengenommen, wobei der Gast automatisch den entsprechenden Hinweis erhält.
Je nach Restaurant stossen Küche und Service bei mehreren gleichzeitigen Banketts schnell an Grenzen. In aleno kannst du daher auch einstellen, wie viele Gruppen du maximal per Schicht bewirten möchtest. Wenn du hier eine 3 einträgst, dann werden in aleno ab 3 Banketts keine Gruppenanfragen mehr entgegen genommen.
Banketts stellen zwar einen hohen Umsatz in Aussicht, benötigen jedoch einigen Vorlauf und bergen zudem das Risiko kurzfristiger Absagen oder ausbleibender Zusagen. Die freiwerdenden Plätze lassen sich kaum mehr füllen. In aleno kannst du daher angeben, bis wie viele Tage vor dem gewünschten Bankett-Termin du Gruppenanfragen entgegennehmen möchtest. Trägst du z.B. eine 5 ein, dann wird eine Gruppenanfrage online nur entgegengenommen, wenn sie 5 Tage oder mehr im Voraus erfolgt.
Nun kannst du noch im Feld “Kategorie für Gruppenanfragen” einen Begriff, z.B. “Bankett”, eintragen. Über die Suchfunktion und diesen Begriff kannst du dir dann alle vergangenen und künftigen Gruppenanfragen schnell und einfach in aleno bzw. den Reports anzeigen lassen. So hast du einen besseren Überblick und kannst die Kontaktpersonen der Gruppenanfragen auswählen, gezielt anschreiben und früh für dein Restaurant gewinnen, z.B. kannst du so im Folgejahr ein besonderes Weihnachtsbankett promoten.
In diesem Sinne, süsser die Kassen klingeln!