Gruppenanfragen in aleno automatisieren

Gruppenanfragen – ob Weihnachtsfeier, Firmenevent oder Geburtstag – bringen Umsatz, kosten aber oft Zeit. Mit aleno automatisierst du den Prozess und verwaltest alle Gruppenreservierungen zentral. Weniger Rückfragen, schnellere Abläufe, mehr Buchungen.

Übersicht

1. Konfiguration
   1. Aktivieren der Gruppenanfrage pro Schicht

   2. E-Mail-Vorlage individualisieren

   3. Optional: Widget-Meldungen für große Gruppen individualisieren

   4. Optional: Schicht-Abfragen für größere Gruppen

2. Buchungsprozess aus Sicht des Gastes

3. Operatives Handling von Gruppenanfragen

   1. Provisorische Gruppenreservierungen im Dashboard verwalten

   2. Darstellung in SeatIn/BooqIn

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1. Konfiguration: So richtest du Gruppenanfragen ein

a) Aktivieren der Gruppenanfrage pro Schicht

Navigiere zu:
Einstellungen → Schichten → [gewünschte Schicht] → Gruppenanfragen (blaue Box)

Aktiviere hier die Gruppenanfrage-Funktion und konfiguriere alle relevanten Details wie:

• Mindestanzahl Gäste Gruppen: Diese Feld generiert sich automatisch (abhängig von Schicht-Einstellungen "Maximalanzahl Gäste (online)".

• Maximale Anzahl Personen für alle Gruppenanfragen: Hierbei handelt es sich um die Summe aller Personen für alle Gruppenanfragen.

• Max. Anzahl Gruppen pro Schicht

• Vorlaufzeit in Tagen, z. B. „nur Gruppenanfragen 2 Tage im Voraus“

• Kategorie für spätere Auswertungen (z. B. "Bankett")

 

 

b) E-Mail-Vorlage individualisieren

Navigiere zu:
Einstellungen → E-Mail → Gruppenanfrage 

Diese E-Mail wird automatisch verschickt, sobald über das Widget eine Gruppenanfrage eingeht. Du kannst sie ganz schlicht als Eingangsbestätigung formulieren – zum Beispiel: „Vielen Dank, wir haben deine Anfrage erhalten und melden uns baldmöglichst.“ Oder du nutzt die Gelegenheit und automatisierst den Prozess weiter, indem du direkt Menüvorschläge und alle wichtigen Informationen mitschickst.

Über das kleine Plus-Symbol hast du die Möglichkeit auch direkt Dateien, wie z.B. pdfs hochzuladen.

c) Optional: Widget-Meldungen für große Gruppen individualisieren

Navigiere zu:
Einstellungen → Widget → Meldungen > Konditionen Gruppenanfragen

Wählen Gäste im Widget eine Personenanzahl, die laut deinen Schicht-Einstellungen als Gruppenanfrage gilt, wird automatisch ein entsprechender Hinweistext angezeigt. Diesen Text kannst du an eure internen Abläufe anpassen – zum Beispiel mit Infos zur Bearbeitungszeit, zum weiteren Vorgehen oder direkt weiteren Hinweisen zu den Buchungsmodalitäten.

 

d) Optional: Schicht-Abfragen für größere Gruppen

Schicht-Abfragen geben dir die Möglichkeit, direkt im Buchungsprozess auf dem Widget noch mehr Informationen von deinen Gästen zu erhalten. Auch Vorbestellungen können so direkt abgefragt werden. 

👉 Zur detaillierten Anleitung: Zusatzabfragen im Widget für bestimmte Gruppengrößen

 

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2. Buchungsprozess aus Sicht des Gastes

Der Buchungsprozess für Gruppen ist für Gäste nahtlos in das normale Widget-Erlebnis integriert.

Gäste wählen Datum, Uhrzeit und Personenanzahl
Sobald die ausgewählte Gästeanzahl in den Bereich deiner definierten Gruppenanfragen fällt (z. B. ab 7 Personen), greift automatisch die Gruppenlogik.

Individueller Hinweistext im Widget
Wird eine Gruppengröße ausgewählt, für die keine direkte Online-Reservierung möglich ist (z. B. ab 30 Personen), erscheint eine zusätzliche Pop-up-Meldung. Diese informiert den Gast, dass es sich um eine provisorische Anfrage handelt – also noch nicht um eine verbindliche Reservierung.

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Automatische E-Mail bei Gruppenanfrage
Parallel zur Anfrage erhält der Gast automatisch eine E-Mail – entweder als einfache Eingangsbestätigung („Wir haben deine Anfrage erhalten“) oder direkt mit allen relevanten Informationen wie Menüvorschlägen, Buchungsbedingungen und Fristen.

Weitere Kommunikation (falls notwendig)
Falls weitere Abstimmungen notwendig sind, läuft die Kommunikation direkt über die automatisch versendete Gruppenanfrage-Mail. Der Gast kann auf diese E-Mail antworten – seine Antwort landet, sofern msgIn aktiviert ist, direkt in aleno und wird der entsprechenden Reservierung zugeordnet. Alternativ werden Antworten im externen Posteingang eures Mailservers empfangen.

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3. Operatives Handling von Gruppenanfragen

Provisorische Gruppenreservierungen im Dashboard verwalten

Alle Gruppenanfragen, die über das Widget eingehen, erscheinen automatisch im aleno-Dashboard als provisorische Reserverung. Über die entsprechende Box kannst du sie zentral verwalten und gezielt abarbeiten:

• Reservierungen aufrufen, sortieren & priorisieren:
  Sortiere nach Eingangsdatum oder Wiedervorlage-Datum, um den Überblick zu behalten und nichts zu verpassen.
  🔗 Mehr zur Wiedervorlage-Funktion

• Tischplan anzeigen lassen:
  Wählst du eine Reservierung aus, kannst du dir rechts oben den passenden Tischplan anzeigen lassen. So kannst du direkt prüfen, ob noch ausreichend Kapazitäten vorhanden sind.

• Gast kontaktieren (Voraussetzung: msgIn aktiv):
  Über „Mehr anzeigen“ → Feld Externe Nachrichten kannst du dem Gast direkt per E-Mail antworten – zentral in aleno, ohne Systemwechsel.

• Reservierung bestätigen:
  Ändere den Status auf „Bestätigt“, um die Anfrage als fixe Reservierung zu übernehmen. Der Gast erhält umgehend eine Bestätigungs-E-Mail.

• Reservierung ablehnen:
  Ändere den Status auf „Abgewiesen“, wenn du die Anfrage nicht annehmen kannst. Der Gast erhält die E-Mail aus der Vorlage "Abgewiesen". Diese kannst du auch jederzeit auf eure Tonalität anpassen.

Darstellung in SeatIn/BooqIn

Provisorische Gruppenreservierungen werden auch in der Tischplanung (SeatIn oder BooqIn) angezeigt – eindeutig gekennzeichnet und frei platzierbar. So behält dein Team im Service und in der Küche den Überblick und kann größere Gruppen gezielt einplanen.

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