E-Mail-Kommunikation mit Hotelgästen bei PMS-Integration & -Automatisierung
In diesem Artikel wird erklärt, wie aleno den Versand von E-Mails an Hotelgäste handhabt – je nachdem, ob Reservierungen manuell erfasst oder automatisch über die PMS-Verbindung erstellt werden.
1. PMS-Integration (ohne Automatisierung)
Wenn Reservierungen für Hotelgäste manuell in mytools erfasst werden – auch wenn der Gast aus dem PMS synchronisiert wurde – verhält sich die Reservierung wie jede andere manuell erstellte Reservierung in aleno.
Was passiert:
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aleno wendet deine normalen E-Mail-Regeln an.
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Eine Bestätigungs-E-Mail wird nur gesendet, wenn in den Schichteinstellungen oder Status-Automationen festgelegt ist, dass eine E-Mail gesendet werden soll (z. B. „Bestätigung beim Erstellen senden“ oder „Bestätigung bei Status = Bestätigt“).
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Wenn diese Automationen deaktiviert sind, wird keine E-Mail gesendet.
2. PMS-Automatisierung (automatisch erstellte Reservierungen)
Wenn Reservierungen automatisch durch die PMS-Automatisierung erstellt werden, sendet aleno standardmäßig keine Bestätigungs- oder Benachrichtigungs-E-Mails.
Warum:
Diese Reservierungen werden systemseitig aus dem PMS erstellt und gelten für den Gast bereits als bestätigt. Um doppelte oder verwirrende Mitteilungen zu vermeiden, werden E-Mails unterdrückt – es sei denn, in aleno wird später eine manuelle Änderung vorgenommen.
Bei Änderungen im PMS:
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Änderungen wie Datum, Uhrzeit oder Personenzahl (Pax) werden automatisch mit aleno synchronisiert.
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Für diese PMS-gesteuerten Änderungen wird keine E-Mail an den Gast versendet.
Wenn du eine automatisch erstellte PMS-Reservierung manuell in aleno bearbeitest – z. B. ein Hotelgast ruft an und möchte zwei zusätzliche externe Gäste zum Mittagessen bringen – behandelt aleno dies als manuelle Änderung und sendet eine Bestätigungs-E-Mail (je nach Schichteinstellungen).
Du kannst diesen Versand verhindern, indem du vor dem Speichern der Änderung auf den E-Mail-Schalter unten links klickst.