In diesem Artikel zeigen wir, welche Nutzer-Rollen in aleno ausgewählt, wie Nutzerinnen angelegt, geändert oder gelöscht werden können.
Welche Nutzer-Rollen sind verfügbar?
In aleno stehen dir 4 hierarchisch geordnete Rollen zur Auswahl. Die höchste Ebene ist der Account Owner, darunter folgen zunächst Administratorinnen, dann Service und schliesslich Viewer.
Je höher die Ebene, desto mehr Befugnisse hat eine Nutzerin.
Account owner:
Der Account-Owner wird automatisch mit der E-Mail-Adresse für das aleno Sign Up angelegt.
- Die Rolle des Account Owners wird nur einmal vergeben.
- Ein Account Owner kann mehrere Restaurant-Accounts verwalten.
- Der Account Owner kann alle Einstellungen in aleno anpassen, z.B. auch den aleno-Account auf einen neuen Account Owner übertragen.
- Der Account Owner kann Profile für alle weiteren Rollen erstellen, ändern oder löschen.
Admin:
Administratoren haben vollen Zugriff auf die Einstellungen in aleno - mit Ausnahme der Angaben und Aktionen betreffend Restaurant Ownership.
- Ein Admin User kann Service und Viewer Benutzer verwalten, also anlegen, ändern oder löschen.
Service:
Die Service-Rolle wird für alle Restaurant-Mitarbeiterinnen empfohlen, die mit aleno arbeiten, z.B. Reservierung erfassen und mit Gästen kommunizieren, jedoch keine Einstellungen an Schichten etc vornehmen sollen.
- Reservierungen können in booqIn/seatIn erstellt und geändert werden.
- Keine Rechte zur Änderungen der Einstellungen im System wie z.B. Widget-Design, Kapazitäten, Zeiten oder E-Mail-Vorlagen.
- Schichten können via dem Schloss-Symbol auf booqIn/seatIn online gesperrt werden.
Viewer:
Viewer haben ausschliesslich Leserechte, können jedoch keine Änderungen an den Reservierungen oder in den Einstellungen vornehmen.
Wie kann ich ein neues Nutzer-Profil anlegen?
Grundsätzlich kann eine Nutzerin nur Profile auf tieferen Ebenen anlegen, anpassen oder löschen. Ein Admin kann also nur Service- und Viewer-Profile erstellen, nicht jedoch einen weitere Admin-Profil.
(1) Gehe hierzu in den Einstellungen zu "Benutzer/Rollen".
(2) Klicke auf "Neuer Benutzer".
(3) Trage nur die persönlichen Informationen der Nutzerin ein, also Name und E-Mail-Adresse.
(4) Wähle nun die Rolle der Nutzerin aus.
(5) Gebe nun mit einem Klick in die Kästchen an, ob es das Profil von mehrere Personen geteilt wird und ob bei Verschiebungen von Reservierungen ein Bestätigung verlangt wird.
(6) Wähle nun via Klick die Features auf, auf die Nutzerinnen diese Profil Zugriff haben sollen.
(7) Speichere das Profil mit einem Klick auf "Erstellen".
Die Nutzerin erhält nun eine E-Mail, um das Konto zu bestätigen und ein Passwort anzulegen.
Welche Einstellungen sind innerhalb der Rollen jeweils möglich?
In jedem Profil kannst du zusätzliche Funktionen aktivieren oder deaktivieren.
Geteilter Benutzer:
Jeder User/Profile kann als ein geteilter Benutzer angelegt werden. Solche Accounts können von mehreren Nutzerinnen, sogenannten Ad Hoc-Nutzerinnen, gleichzeitig genutzt werden. An-/Abmeldungen sind beim Wechsel zwischen Nutzerinnen also nicht nötig.
Beim Login über ein Geteilter Nutzer-Profile muss bei jedem Neueintrag oder jeder Änderung einer Reservierung eine Ad Hoc-Benutzerin ausgewählt werden.
Alle Eingaben sowie Änderungen von Reservierungen und von wem sie durchgeführt wurden sind somit im "Reservierungsverlauf" nachvollziehbar.
Reservierungsverlauf anzeigen
(8) Klicke auf die Reservierung. Sie erscheint nun in Gelb (Bearbeitungsmodus).
(9) Klicke nun auf "Mehr anzeigen", um weitere Informationen zur Reservierung einsehen zu können.
(10) Unter "Reservierungsverlauf" findest du nun den genauen Verlauf, also Zeit, Dauer, wann und von wem die Reservierung erfasst sowie ggf. was, wann von wem geändert wurde.
Eine neue Ad Hoc-Benutzerin erstellen
Klicke bei der Erfassung oder Änderung von Reservierungen im booqIn oder relatIn in das Feld "Erstellt von". Trage den Namen der neuen Ad Hoc-Nutzerin ein und klicke auf "add" um die neue Nutzerin hinzuzufügen. Danach die Reservierung bzw. Änderungen an der Reservierung speichern.
Beachte: Alle Ad Hoc-Benutzerinnen haben die gleichen Rechte. Wird ein Admin-Account als geteilter Benutzer angelegt, können alle Benutzerinnen in diesem Account die Einstellungen in aleno ändern.
Zugriff / Ansichten
Für jedes Profil können die Zugriffe auf bestimmte Features/Ansichten wie z.B. Kalender, booqIn, seatIn, relatIn, reportIn, usw. aktiviert bzw. deaktiviert werden. Für Service-Profiel kannst du z.B. den Zugriff auf den Kalender, booqIn und seatIn einschränken, und so die Übersicht während der Arbeit im Service verbessern (siehe oben Punkt 6).
Benachrichtigung beim Verschieben von Reservierungen:
Je nach Priorität - Sicherheit vs. Schnelligkeit - kann bei Verschiebungen von Reservierungen auf eine andere Zeit oder ein anderes Datum eine Bestätigung der Verschiebung verlangt oder darauf verzichtet werden.
Für jedes Profil kann also separat entschieden werden, ob Verschiebungen der Reservierung von der Nutzerin nochmals ausdrücklich bestätigt werden müssen oder nicht.
Wie kann ich ein Benutzer-Profil ändern?
Kontoinhaber und Administratoren können den Status von Profilen einer niedrigeren Ebene ändern. Zum Beispiel können Administratoren den Status und die Einstellungen von Dienst- und Viewer-Profilen bearbeiten, nicht jedoch die Profile von anderen Administratoren.
Gehe wie folgt vor, um ein Benutzerprofil zu bearbeiten:
(1) Gehe zu den Einstellungen und wähle "Benutzer/Rollen".
(2) Gehe zu dem Benutzer, den du löschen möchtest, und klicke auf die E-Mail-Adresse.
(3) Bearbeite die Einstellungen. In diesem Beispiel ändern wir die Rolle des Profils von "Service" zu "Viewer", indem wir "Viewer" im Pulldown-Menü in den Rolleneinstellungen auswählen.
(4) Um die Änderungen zu speichern, klicke auf "Speichern" in der oberen rechten Ecke.
Wie kann ich einen Benutzer löschen?
Account Owner und Administratoren können Benutzer mit einem niedrigeren Profil löschen. Administratoren können zum Beispiel Service- und Viewer-Profile löschen, nicht jedoch andere Administratoren.
Um einen Nutzer-Profil zu löschen, gehe wie folgt vor:
(1) Gehe zu den Einstellungen und wähle "Benutzer/Rollen".
(2) Gehe zu dem Benutzer, den du löschen möchtest, und klicke auf "Aktionen".
(3) Klicke auf Löschen. Ein Pop-up öffnet sich, bestätige mit "OK". Der Benutzer wird dann gelöscht.
Das Video: Nutzer / Rollen Schritt für Schritt erklärt