🔒 No-Show-Gebühren mit alenoPay: Zahlungsprobleme verstehen und absichern

alenoPay unterstützt dich dabei, wirtschaftliche Risiken bei Nichterscheinen von Gästen zu reduzieren – etwa durch die Möglichkeit, No-Show-Gebühren automatisiert zu erheben. In der Praxis kann es jedoch in bestimmten Fällen zu Herausforderungen kommen, die außerhalb deines und unseres direkten Einflussbereichs liegen. In diesem Artikel informieren wir dich transparent über häufig auftretende Szenarien rund um die Autorisierung von Kreditkarten sowie die Abbuchung von No-Show-Gebühren – und welche Möglichkeiten du als Betrieb hast, mit diesen umzugehen.

1. Herausforderungen bei der Autorisierung von Kreditkarten

Bevor eine Reservierung abgeschlossen werden kann, muss die Kreditkarte eines Gasts erfolgreich autorisiert werden. Dabei treten vereinzelt folgende Situationen auf

3D Secure-Verfahren schlägt fehl

Viele Kartenherausgeber verlangen eine zusätzliche Sicherheitsfreigabe (z. B. über Face ID, App oder SMS-TAN).
Gäste sind mit dem Verfahren nicht vertraut oder haben es nicht korrekt eingerichtet.
Es können temporäre technische Störungen auf Seiten der Bank oder des Geräts auftreten.

Empfehlung: Weist eure Gäste bereits im Reservierungsprozess darauf hin, dass für die Autorisierung eine Freigabe über ihr Smartphone erforderlich sein kann.

Karte ungültig oder nicht akzeptiert

Abgelaufene Kreditkarten
Karten, die keine Online-Transaktionen zulassen
Karten mit geografischer Beschränkung oder limitierten Funktionen (z. B. Prepaid-Karten)

In diesen Fällen wird dem Gast eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt. Ein Wechsel der Zahlungsmethode ist in der Regel die einfachste Lösung.

2. Herausforderungen bei der Abbuchung von No-Show-Gebühren

Auch nach erfolgreicher Autorisierung der Kreditkarte kann es beim späteren Einzug der Gebühr zu Einschränkungen kommen

. Rücklastschriften bzw. sogenannte “Chargebacks”Einzelne Gäste wenden sich nachträglich an ihre Bank und reklamieren die Belastung – z. B. mit dem Vermerk, dass sie keine Kenntnis von der Gebühr hatten oder die Belastung für unrechtmäßig halten.Wichtig zu wissen: In solchen Fällen entscheidet allein das Kreditinstitut des Gasts über eine Rückerstattung. Als Anbieter oder Gastronomiebetrieb hat man auf diesen Entscheidungsprozess keinen direkten Einfluss.Empfehlungen zur Absicherung:

Klare und transparente Kommunikation zur No-Show-Gebühr im Reservierungsprozess (z. B. per Checkbox oder E-Mail-Bestätigung)
Dokumentation der Zustimmung und Bedingungen
Bei Rückfragen: Screenshots und Logs bereithalten

Karte nicht ausreichend gedeckt

Auch wenn die Karte zuvor erfolgreich autorisiert wurde, kann die tatsächliche Abbuchung später aus folgenden Gründen fehlschlagen:

Tageslimit überschritten
Nicht ausreichendes Guthaben
Karte inzwischen gesperrt oder deaktiviert

Hinweis: alenoPay verwendet zur Validierung eine sogenannte 0-Euro-Autorisierung. Diese prüft die Gültigkeit der Karte, jedoch nicht deren Deckung – ein übliches Verfahren in digitalen Zahlungssystemen.

Einordnung der genannten Szenarien

Die beschriebenen Zahlungsherausforderungen sind im Bereich der Online-Zahlungen weit verbreitet und stellen keine Besonderheit bei alenoPay dar. Vielmehr handelt es sich um branchenübliche Rahmenbedingungen, die auch bei anderen Systemen auftreten können. Wir sind bestrebt, dich und deine Gäste bestmöglich zu unterstützen – gleichzeitig gilt es, diese externen Faktoren realistisch einzuordnen.

Deine Möglichkeiten zur Risikominimierung

Mit einigen gezielten Maßnahmen kannst du das Risiko für Zahlungsausfälle und Rückbuchungen deutlich reduzieren:

Transparente Kommunikation: Weise Gäste bereits im Reservierungsprozess klar und deutlich auf die No-Show-Gebühr, Stornofristen und Rahmenbedingungen hin.
Zustimmung dokumentieren: Nutze aktiv zu bestätigende Checkboxen oder klar formulierte Bestätigungsmails.
Gebühr angemessen ansetzen: Orientiere dich bei der Höhe der Gebühr am realistischen wirtschaftlichen Schaden (z. B. Menüpreis, Umsatzverlust).
Stornofristen einräumen: Ermögliche Gästen eine kostenfreie Stornierung bis zu einem definierten Zeitpunkt (z. B. 24 oder 48 Stunden vorher).
Rechtssichere AGB nutzen: Stelle sicher, dass deine AGB korrekt eingebunden und akzeptiert wurden.

Fazit

Die automatisierte Erhebung von No-Show-Gebühren ist ein wirkungsvolles Instrument zur wirtschaftlichen Absicherung – insbesondere bei hoher Auslastung und exklusiven Menüs. Schon das Hinterlegen einer Kreditkarte führt bei vielen Gästen zu einem stärkeren Commitment, was die No-Show-Rate deutlich senken kann.

Dennoch gilt es, mit einem Bewusstsein für die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen zu arbeiten. alenoPay bietet dir ein professionelles Werkzeug dafür – mit maximaler Transparenz und Unterstützung bei der Umsetzung.