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      Self-Edit-Funktion: Gäste können ihre Reservierung selbst anpassen

      In diesem Artikel zeigen wir dir die Self-Edit-Funktion, die es deinen Gästen erlaubt ihre Reservierung ganz einfach selbst zu bearbeiten.

      Das Feature befindet sich gerade in der Beta-Phase und wird voraussichtlich im April 2025 für alle Kunden veröffentlicht.

      Gäste rufen an, weil sich ihre Pläne geändert haben? Mit der neuen Self-Edit-Funktion sparst du dir und deinem Team wertvolle Zeit. Denn: Gäste können ihre Reservierung direkt über einen Link in der Bestätigungs- oder Erinnerungs-E-Mail bearbeiten – ganz einfach, ohne dass du etwas tun musst. Du entscheidest dabei, in welchen Schichten und bis wann Änderungen möglich sind.

       

      Kurzzusammenfassung:

      Self-Edit erlaubt Gästen, ihre Reservierung selbst zu ändern (Datum, Uhrzeit, Personenanzahl, Kommentar, Antworten auf Fragen).
      Aktivierung:

      1. In den Schichteinstellungen aktivieren.

      2. In den E-Mail-Vorlagen den Bearbeitungslink via Merge-Tag {{ReservationSelfEditLink}} einfügen.  

      Inhalt

      1. Was kann das Feature und welche Vorteile bringt es mit sich? 
      2. Konfiguration
        1. Aktivierung in den Schichteinstellungen
        2. Anpassung der E-Mail-Vorlagen

      3. Wann ist Self-Edit nicht möglich?

      4. Bekannte technische Einschränkungen (v1)

        1. alenoPay (No Show & Sell Items)

        2. Automatische Tischzuweisung

      5. Frequently Asked Questions (FAQ)

       

      1. Was kann das Feature und welche Vorteile bringt es mit sich?

      Mit der Self-Edit-Funktion können Gäste ihre Reservierung selbstständig ändern – bequem per Klick auf einen Link in der E-Mail. Folgende Felder können angepasst werden:

      • Datum der Reservierung
      • Uhrzeit
      • Anzahl der Personen
      • Kommentar
      • Antworten auf individuelle Schichtfragen

      Vorteile für dein Restaurant:

      • Gäste müssen nicht mehr anrufen oder schreiben – das spart Zeit und Aufwand
      • Änderungen landen direkt im System und sind sofort sichtbar
      • Die Funktion ist nur verfügbar, wenn du sie aktivierst – volle Kontrolle

      2. Konfiguration

      Damit Gäste ihre Reservierung selbst bearbeiten können, sind folgende Dinge notwendig: 

      2a. Aktivierung in den Schichteinstellungen

      In jeder Schicht kannst du individuell festlegen:

      • Ob die Self-Edit-Funktion aktiviert ist
      • Bis wann vor der Reservierung Änderungen möglich sind (z. B. 2 Stunden vorher)

      In den Standard-Vorlagen ist der Bearbeitungslink mithilfe einer If-Bedingung eingebaut. Nur wenn die Funktion in der jeweiligen Schicht aktiviert ist, wird der Bearbeitungslink in der Erinnerungs-E-Mail angezeigt.

      1. Navigiere zu Einstellungen > Schichten und wähle die entsprechende Schicht aus.

      2. Scrolle zum Abschnitt "Gästen erlauben, Reservierungen zu bearbeiten" und aktiviere die Funktion.

      3. Optional: Setze ein Limit (in Stunden), bis zu dem eine Bearbeitung der Reservierung durch den Gast möglich ist. Zum Beispiel bis maximal 2h im Voraus.

       

      Willst du den Bearbeitungslink für Gäste immer aktiv haben, muss dies in allen Schichten individuell aktiviert werden.

       

      2b. Anpassung der E-Mail-Vorlagen

      Der neue Merge-Tag {{ReservationSelfEditLink}}  leitet Gäste direkt zum Self-Edit-Widget.

      • Der MergeTag ist bereits standardmässig in der Standard-Vorlagen für Bestätigungs- und Erinnerungemail enthalten. Du kannst deine angepasste Vorlage jederzeit auf den Standard-Zurücksetzen.
      • Der Link wird nur angezeigt, wenn die Self-Edit-Funktion in der jeweiligen Schicht aktiviert ist (if-Bedingung).
      • Du kannst den Text in der E-Mail frei formulieren, z. B.:
        „Du möchtest deine Reservierung ändern? Kein Problem – klicke einfach hier.“

      Willst du den Bearbeitungslink in deine individuell gestaltete Vorlage einfügen, gehe folgendermaßen vor:

      1. Navigiere zu Einstellungen > E-Mail > Vorlagen.

      2. Klicke auf die Vorlage der Bestätigungs- oder Erinnerungs-Email, um den E-Mail-Editor zu öffnen.

      3. Füge entweder deine individuelle Formulierung ein oder den folgenden Beispiel-Text:

       

      {{#if ReservationSelfEditLink}} Möchten Sie Änderungen an Ihrer Reservierung vornehmen? Nutzen Sie einfach diesen Link: Reservierung bearbeiten {{/if}} 

       

      4. Markiere den Text "Reservierung bearbeiten" oder deinen individuellen Text und füge über das Plus-Icon einen Hyperlink ein.

      5. Füge den MergeTag {{ReservationSelfEditLink}} als Ziellink ein.

       

      6. Speichere die Vorlage und nehme gegebenenfalls auch noch Anpassungen in den anderen Sprachen vor.

       

       

      3. Wann ist Self-Edit nicht möglich?

      Self-Edit ist nur unter bestimmten Bedingungen möglich – so bleibt deine Planung stabil und zuverlässig:

      Die Bearbeitung ist nicht möglich, wenn:

      • die Reservierung in der Vergangenheit liegt
      • die Self-Edit-Frist bereits abgelaufen ist (z.B. kannst du konfigurieren, dass eine Bearbeitung durch den Gast nur bis 4h vor Reservierungszeit möglich ist)
      • durch die Änderung der Personenanzahl aus einer Einzel- eine Gruppenreservierung würde (abhängig von deinen Schicht-Einstellungen)
      • keine Verfügbarkeit (Tisch/Kapazität/Timeslot) für die neue Auswahl vorhanden ist

       

      Wichtig zu wissen:

      • Beim Self-Edit wird immer die aktuell konfigurierte Version der Schichtfragen angezeigt. Gäste sehen also nur Fragen, die auch zur ausgewählten Schicht gehören.
      • Die Verfügbarkeit wird in Echtzeit geprüft – nur wenn ein Tisch frei ist, kann die Änderung gespeichert werden.
      • Die Bearbeitung betrifft nur Einzelreservierungen, nicht Serien oder Gruppenreservierungen.

       

       

      4. Bekannte technische Einschränkungen (v1)

      Die erste Version des Features unterstützt aktuell nicht alle aleno-Funktionen. Folgende Punkte sind für eine spätere Version geplant:

      4a. alenoPay (No Show & Sell Items)

      • Bei Schichten mit aktivierter Zahlungsfunktion (z. B. alenoPay No Show oder alenoPay Sell Items) wird Self-Edit aktuell nicht unterstützt.
      • Konkret:
        • Bearbeitung einer Reservierung aus einer Zahlungsschicht → nicht erlaubt
        • Bearbeitung in eine Zahlungsschicht hinein → erlaubt, aber es wird nicht nach Zahlungsdaten gefragt
      • Empfehlung: Self-Edit nur in Schichten ohne Zahlungsanforderung verwenden

      4b. Automatische Tischzuweisung:

      • Wenn ein Gast über Self-Edit die Personenanzahl ändert, bleibt die ursprüngliche Tischzuweisung erhalten.
      • Das System prüft aber, ob die neue Personenanzahl am bestehenden Tisch möglich ist – nur dann ist die Änderung zulässig.
      • Es erfolgt keine automatische Neuzuordnung des Tisches durch das System.

      5. FAQ

      Wird die Änderung im System dokumentiert?
      Ja, du siehst jede Änderung direkt in der Reservierung inklusive Zeitstempel.

      Bekommen Gäste eine Bestätigung nach der Änderung?
      Ja, nach jeder erfolgreichen Bearbeitung wird eine aktualisierte Bestätigung verschickt.

      Können Gäste auch ihre Kontaktdaten ändern?
      Nein, aktuell ist das nicht möglich.

      Ist die Funktion auch für Gruppen- oder Serienreservierungen verfügbar?
      Nein, die erste Version unterstützt nur Einzelreservierungen.

      Kann ich bestimmte Schichten vom Self-Edit ausschliessen?
      Ja, über die Schichteinstellungen kannst du genau festlegen, wann Self-Edit erlaubt ist.

      Was passiert, wenn keine Kapazität mehr da ist?
      Dann kann der Gast die Reservierung nicht ändern. Das System prüft die Verfügbarkeit automatisch im Hintergrund. Dem Gast wird angezeigt, dass diese Änderung nicht möglich ist und er im Zweifelsfalls bitte direkt das Restaurant kontaktieren soll.