Als Account Owner oder Admin Benutzer können nun Zeiteinheiten bzw. ganze Schichten für das Personal bzw. Benutzer*innen mit Service Rolle für Reservierungseinträge gesperrt werden:
Besonderheiten der Sperrfunktion:
- Ein Warnsystem sorgt dafür, dass das Personal deutlich erkennen kann, dass Reservierungen für diese Zeiteinheit oder diese Schicht gesperrt sind
- Benachrichtigungen informieren, dass das Personal keine neue Reservierung erstellen soll
- Beachte: Mitarbeiter:innen können weiterhin eine Reservierung erstellen, wenn sie dies möchten
1. Blockieren einer Schicht/einer Zeiteinheit für einen Tag
Jede Schicht kann für einzelne Tage gesperrt werden. Dies kann direkt im booqIn/seatIn oder im Kalender eingerichtet werden:
- Klicke auf das Schloss-Symbol neben dem Schichtnamen oder einer Zeiteinheit:
- In einem Pop-up-Fenster können für die gesamte Schicht oder einzelne Zeiteinheiten die Online-Buchungsmöglichkeiten gesperrt werden - zusätzlich können nun die Buchungsmöglichkeiten auch für Mitarbeiter*innen gesperrt werden:
- Wird eine Schicht/Zeiteinheit für das Personal gesperrt, ist die Sperre ebenfalls für online Buchungen aktiviert.
- Wird eine Schicht für Mitarbeiter:innen gesperrt, ändert sich die Farbe des buttons "Neue Reservierung" in booqIn/seatIn auf rot, um anzuzeigen, dass keine Reservierung erstellt werden soll:
- Wird versucht, eine Reservierung vorzunehmen, erscheint eine erste Warnung:
- Der Speicherbutton im Reservierungsformular ist jetzt rot eingefärbt
(im Gegensatz zu grün, wenn die Schicht/Zeiteinheit nicht gesperrt ist):
- Beim Versuch, die Reservierung zu speichern, erscheint eine zweite Warnung:
Diese Warnungen werden für Service Benutzer, Admin sowie Account Owner angezeigt.
Beachte: Wenn eine Reservierung in einer Zeiteinheit eingegeben wird, welche für Mitarbeiter:innen verfügbar ist, und die Startzeit dann so geändert wird, dass die Reservierung in ein nicht verfügbares Zeitfenster fällt, erscheinen der rote Speicherbutton und die zweite Warnung, nicht aber die erste Warnung.
Wird über den Kalender eine Schicht für einen bestimmten Tag gesperrt, erscheint ebenfalls dasselbe Pop Up Fenster zur Sperrung von Zeiteinheiten bzw. der ganzen Schicht:
2. Blockieren von Zeiteinheiten in den Schichteinstellungen
In den Erweiterten Kapazitätseinstellungen einer Schicht können einzelne Zeiteinheiten nun neben der Sperrung für online Reservierungen auch für das Personal gesperrt werden, so dass Mitarbeiter:innen keine manuellen Reservierungen für die Zeiten mehr erfassen können:
- Diese Sperre wirkt sich auf alle Tage dieser Schicht aus
- Wird eine Zeiteinheit für das Personal gesperrt, ist eine Sperre ebenfalls für online-Buchungen aktiviert.
- Erfolgt eine Entsperrung der Zeiteinheit für das Personal, ist die Sperre für online-Buchungen weiterhin aktiv und muss bei Bedarf zusätzlich entsperrt werden.
Tipp: Wenn du die Online Sperre einer Zeiteinheit für einen Tag wieder aufheben möchtest, geh in die Kalenderansicht und lege eine Tagesschicht an. So wird eine Tagesschicht angelegt.
Tipp 2: Wenn eine Schicht oder eine Zeiteinheit für Mitarbeiter*innen freigeschaltet werden soll, funktioniert dies direkt im booqIn oder im Kalender.
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