So funktioniert die automatische Tischzuweisung in Kombination mit der PMS-Automatisierung
In diesem Artikel erklären wir, wie die automatische Tischzuweisung zusammen mit der PMS-Automatisierung funktioniert, was bei Gruppenreservierungen zu beachten ist und wie das System richtig konfiguriert wird, um eine zuverlässige Platzierung zu gewährleisten.
Wenn du die PMS-Automatisierung von aleno nutzt, um automatisch Restaurantreservierungen aus Hotelbuchungen zu erstellen, kannst du diese mit der automatischen Tischzuweisung kombinieren. So werden die erstellten Reservierungen direkt passenden Tischen zugewiesen – ohne manuelles Eingreifen.
Damit diese Kombination zuverlässig funktioniert – insbesondere bei Gruppenreservierungen – sind einige zentrale Konfigurationen erforderlich. In diesem Artikel erfährst du, wie die beiden Funktionen zusammenspielen und wie du typische Probleme wie unvollständige Platzierungen vermeidest.
Empfohlene Konfiguration
Damit die automatische Tischzuweisung in Kombination mit der PMS-Automatisierung zuverlässig funktioniert, empfehlen wir folgende Einstellungen:
| Einstellung | Wo du sie findest | Warum sie wichtig ist |
|---|---|---|
| Automatische Tischzuteilung aktivieren | Einstellungen > Allgemein > Automatische Tischzuteilung > Automatisierungsmodus 2 oder 3 | Damit Reservierungen automatisch passenden Tischen zugewiesen werden. |
| „Reservierungen automatisch verschieben“ aktivieren | Einstellungen > Allgemein > Automatische Tischzuteilung > Automatisierungsmodus > Reservierungen automatisch verschieben und Einstellungen > Schichten > Schicht auswählen > Automatische Tischzuteilung > Automatisierungsmodus | Ermöglicht die automatische Platzierung und ggf. Umplatzierung von Reservierungen – wichtig, um Gruppen gemeinsam platzieren zu können. |
| Zeitfenster-Kapazitäten realistisch definieren | Einstellungen > Schichten > Schicht auswählen > Erweiterte Kapazitätseinstellungen | Ohne ausreichende Kapazität werden PMS-Reservierungen möglicherweise nicht platziert. |
| Tischkombinationen für Gruppen anlegen | Einstellungen > Allgemein > Automatische Tischzuteilung > Tischkombinationen & Kapazitäten | Ermöglicht die Platzierung von Gruppen (z. B. 6, 8 oder mehr Personen), wenn kein Einzeltisch ausreicht. |
| Unplatzierte Reservierungen im Dashboard prüfen | Dashboard > Bereich „Reservierungen ohne Tischzuweisung“ | Hilft, Probleme mit der Konfiguration oder Kapazitäten frühzeitig zu erkennen – besonders bei hohem Reservierungsaufkommen. |
Gruppenreservierungen: Was passiert im Hintergrund?
Die PMS-Automatisierung kann mehrere einzelne Reservierungen für Gäste einer Gruppe erstellen. Die automatische Tischzuweisung versucht, diese gemeinsam an einem Tisch oder innerhalb einer Tischkombination zu platzieren.
Wenn zum Zeitpunkt der Erstellung jedoch kein passender Platz verfügbar ist – oder wenn „Reservierungen automatisch verschieben“ nicht aktiviert ist – kann es passieren, dass nur ein Teil der Gruppe platziert wird oder alle Reservierungen unplatziert bleiben.
Beispielhafte Situation
Ein Hotelgast bucht für eine Gruppe von 6 Personen. Daraus entstehen drei verknüpfte Einzelreservierungen. Wird die erste Reservierung an einem Tisch für 4 Personen platziert und ist die automatische Verschiebung deaktiviert, bleibt sie dort fixiert. Die später erstellten Reservierungen können dann nicht mehr gemeinsam platziert werden – selbst wenn eine passende Tischkombination verfügbar wäre.