Beispielhafter Zeitplan zur Migration von deinem bisherigen Restaurant-Managementsystem zu aleno
Du willst schon bald mit aleno starten, fragst dich aber noch wie du den Wechsel von deinem bisherigen Systems zu aleno gestaltest? Hier geben wir dir eine Empfehlung, wie so ein Wechsel ablaufen könnte und welche Punkte zu beachten sind.
1. aleno System vorbereiten
Dein erster Schritt wird sein, dein aleno System zu konfigurieren. Hier hast du üblicherweise einen SetUp-Termin mit uns vereinbart, bei dem wir dir persönlich helfen, die Konfiguration auf deine Bedürfnisse anzupassen.
Sind alle Tischpläne, E-Mail-Vorlagen, Schichteinstellungen, die Widget-Konfiguration und so weiter erledigt, ist dein aleno startklar.
2. Optional: Import von Gästedateien
Exportiere gerne die Gästedaten aus deinem bisherigen System, sodass wir diese vorab in aleno importieren. Eine Vorlage der importierbaren Datei erhälst du von uns.
Der Start mit aleno ist aber auch immer ein guter Zeitpunkt, um deine Daten zu bereinigen und einen frischen Start ohne Altlasten zu haben!
3. Zeitplan definieren
Passe den Zeitplan auf deine Daten an und lege einen Tag X fest, ab dem ihr komplett zu aleno wechseln wollt.
Hier findest du einen beispielhaften Zeitplan, bei dem mit einer Woche Vorlaufzeit der 8. Tag als Tag X festgelegt wurde.
4. Mitarbeiterschulung
Du bist durch deine Onboarding-Schulungen mit aleno bereits Profi in deinem neuen System. Schule jetzt noch deine Mitarbeiter, sodass jeder Reservierungen eingeben kann und die wichtigsten operativen Funktionen kennt. Ab sofort können telefonische Reservierungen für Termine ab Tag X direkt in aleno eingegeben werden.
Solange noch nicht alle Reservierungen zu aleno übertragen wurden, achte hier auf deine Verfügbarkeit! Im Zweifelsfall lieber mal noch im alten System überprüfen, ob du tatsächlich noch Sitzplätze frei hast.
5. Übertragen bereits vorhandener Reservierungen.
Je nachdem wieviele zukünftige Reservierungen ihr schon in eurem alten System habt, beginnt einen Tag bis ca. 6 Tage vorher, diese in aleno zu übertragen.
Diese Aufgabe ist direkt eine super Übung, um mit aleno vertraut zu werden.
Übertrage zuerst Reservierungen für (fast) ausgebuchte Tage, um an diesen eine Überbuchung zu vermeiden.
6. Das aleno Widget geht auf deiner Website live
Tausche deinen alten Buchungskalender gegen das neue aleno Widget auf deiner Webseite. Ab sofort gehen damit alle neuen Online-Reservierungen direkt in aleno und dein altes Reservierungssystem geht offline.
Am Besten baust du dir hier einen zeitlichen Puffer ein. Stellst du das neue Widget z.B. an einem Montag online, konfiguriere die Verfügbarkeiten so, dass über das Widget für Tage ab z.B. Mittwoch gebucht werden kann. Für Reservierungen für Montag und Dienstag bist du natürlich telefonisch erreichbar.
So hast du Montag und Dienstag noch genügend Zeit für den Übertrag bereits vorhandener Reservierungen.
7. Tag X ist erreicht - aleno ist live !
aleno ist nach deinen Bedürfnissen konfiguriert, Gästedaten möglicherweise importiert, das Widget für eure Gäste auf euren Kanälen erreichbar und alle bereits vorhandenen Reservierungen eingepflegt. Damit ist aleno live! Und ihr nun 100% Teil der aleno Familie.