Hilfestellung für Restaurants um ihre Datenschutzerklärung während der Nutzung von aleno anzupassen.
HINWEIS: Die nachfolgenden Formulierungsvorschläge zur Beschreibung von
aleno in Ihrer Datenschutzerklärung wurden sorgfältig erstellt und decken die
Verwendung des aleno Widgets zur Entgegennahme von Online-Reservationen ab.
Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Vorschläge kann die aleno
AG jedoch keine Gewähr oder Haftung übernehmen. Die Formulierungsvorschläge
stellen keine Rechtsberatung dar und sollten vor deren Verwendung von einer
Fachperson geprüft und inhaltlich auf Ihre Datenschutzerklärung angepasst
werden.
Verarbeitung von Personendaten durch aleno
Erfassung von Gästedaten für Reservierungen
Damit wir über unsere Webseite Online-Reservierungsanfragen entgegennehmen und
diese verwalten können, verwenden wir das Restaurantmanagementsystem aleno, das
von der aleno AG mit Sitz in der Schweiz angeboten wird. Die Nutzung von aleno
ermöglicht uns, persönliche Informationen über unsere Gäste («Gästedaten»)
elektronisch zu erfassen. Bei den Gästedaten handelt es sich um die folgenden
Informationen:
Vorname und Nachname
Telefonnummer und E-Mail-Adresse
Anzahl Personen, Uhrzeit und Datum des gewünschten Besuchs
Wohnadresse (optional)
Firmenname (optional)
Die Erfassung von Gästedaten ermöglicht uns, ihre Reservierungsanfrage zu verarbeiten
und sicherzustellen, dass der von Ihnen gewünschte Tisch auf ihren Namen reserviert
wird und wir bei Bedarf mit Ihnen in Verbindung treten können. Die Rechtsgrundlage für
die Verwendung von aleno zur elektronischen Erfassung von Reservationen besteht in
der Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die von uns erfassten Gästedaten werden nach der Durchführung der Reservation nicht
automatisch gelöscht, sondern zur Erstellung eines persönlichen Gästeprofils verwendet.
Weitere Informationen zum Gästeprofil finden Sie in Ziffer […] unten. Sie haben jederzeit
das Recht, eine Löschung Ihrer Gästedaten zu verlangen. Falls die Löschung vor dem
Datum der Reservation erfolgt, wird die entsprechende Reservation automatisch
storniert.
Erfassung von Kreditkarteninformationen für Reservierungen
Online-Reservierungsanfragen sind erst dann verbindlich, wenn wir Ihnen mittels einer
Bestätigung per E-Mail oder Telefon den Tisch, das Datum und die Urzeit bestätigt
haben. Um sicherzustellen, dass uns im Falle eines unentschuldigten Nichterscheinens
kein Schaden entsteht, behalten wir uns vor, eine Kreditkarte als Zahlungsgarantie zu
verlangen. Dabei erheben wir die folgenden Informationen («Zahlungsinformationen»):
Name des Herausgebers der Kreditkarte
Name des Inhabers der Kreditkarte
Verfallsdatum der Kreditkarte
Kreditkartennummer und Prüfziffer
Wenn Sie bei einer Online-Reservationsanfrage ihre Zahlungsinformationen hinterlegen,
so werden die Angaben von aleno automatisch anonymisiert. Dies hat zur Folge, dass es
sich bei den Zahlungsinformationen nicht um Personendaten im Sinne des
Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) oder der EU Datenschutz-
Grundverordnung (DSGVO) handelt. Die Zahlungsinformation werden zudem direkt an
den Hosting Provider der aleno AG übermittelt. Wir haben aus diesem Grund keinen
Zugriff auf die anonymisierten Zahlungsinformationen und speichern diese auch nicht auf
unserem System.
Erstellung von Gästeprofilen
Die zur Entgegennahme und Durchführung einer Online-Reservation erfassten
Gästedaten werden von uns verwendet, um im Restaurantmanagementsystem aleno ein
persönliches Profil für unsere Gäste zu erstellen («Gästeprofil»). Dies ermöglicht uns, die
Gästedaten zur Personalisierung unserer Dienstleistungen zu verwenden. Nach Ihrem
Besuch in unserem Restaurant behalten wir uns vor, das Gästeprofil um weitere
Personendaten erweitern, die uns eine weitergehende Personalisierung ermöglichen
(«Profildaten»). Bei diesen Profildaten handelt es sich um die folgenden Informationen:
Persönliche Daten zur Individualisierung der Gäste, inklusive bevorzugte Sprache,
Allergien und Sonderwünsche, Geburtstag, Kundenkategorie und Status.
Informationen über vergangene Restaurantbesuche, inklusive Zeit und Datum des
Besuchs, Aufenthaltsdauer, Anzahl der Gäste, Art und Standort des Tisches, Höhe der
Ausgaben und allfälliges Vorliegen einer Nichterscheinung.
Konsolidierte Informationen über alle bisherigen Restaurantbesuche, inklusive
Gesamtzahl der Besuche, Gesamthöhe der Ausgaben und Gesamtzahl der
Nichterscheinungen.
Die Erstellung eines Gästeprofils und die Erfassung von Profildaten ermöglicht uns,
unsere Dienstleistungen auf Sie auszurichten und dadurch sicherzustellen, dass Sie sich
bei uns wie zuhause fühlen und wir auf Ihre individuellen Wünsche eingehen können. Die
Rechtsgrundlage für die Verwendung von aleno zur Erstellung eines Gästeprofils besteht
in der Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die im Gästeprofil enthaltenen Gästedaten und Profildaten werden gelöscht oder
anonymisiert, sobald sie für ihren ursprünglichen Zweck nicht mehr verwendet werden.
Sie haben jederzeit das Recht, eine Löschung Ihres Gästeprofils und der darin
enthaltenen Gästedaten und Profildaten zu verlangen.
Verantwortlichkeit und weitere Informationen
Bei der Erfassung und Verarbeitung von Gästedaten, Zahlungsinformationen und
Profildaten im Zusammenhang mit der Nutzung des Restaurantmanagementsystems
aleno gelten wir als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Ziff. 7 DSGVO, der über die
Zwecke und Mittel der Verarbeitung der erfassten personenbezogenen Daten entscheidet
und für die Sicherstellung und Erfüllung der Betroffenenrechte zuständig ist.
Die Gästedaten, Zahlungsinformationen und Profildaten werden nach deren Erfassung
an die aleno AG übermittelt und von dieser verarbeitet. Die aleno AG ist als
Auftragsverarbeiter im Sinn von Art. 4 Ziff. 8 DSGVO zu qualifizieren, der
personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Wir haben mit der
aleno AG aus diesem Grund einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen
und setzen damit die Vorgaben der DSGVO bei der Nutzung von aleno vollständig um.
Weitere Informationen zur Erfassung und zum Umgang mit Ihren Personendaten im
Zusammenhang mit der Nutzung von aleno finden Sie in der Datenschutzerklärung der
aleno AG, die über den folgenden Link aufgerufen werden kann: […].