Checkliste und Textvorschläge, um aleno Pay No Show zu konfigurieren
Nachfolgende Konfigurationen empfehlen wir für die Konfiguration von aleno Pay. Die Schritte 1-3 können problemlos vorbereitet werden, solange in Schritt 3 aleno Pay nicht aktiv gesetzt wird. Für die finale Aktivierung empfehlen wir die Bedingungen einzufügen (Schritt 4 & 5), und anschliessend aleno Pay auf der Schicht zu aktivieren.
1. aleno Pay Grundeinstellungen
Unter Einstellungen > aleno Pay können die Grundeinstellungen konfiguriert werden.
Kreditkarte benötig aktiv für neue Gäste
Wenn aktiv, wird bei manuellen Reservierungen für neue Gäste die Kreditkarte benötigt aktiviert und der Status "KK angefordert" gesetzt:
2. E-Mail Vorlagen
Für aleno Pay gibt es zwei Status mit entsprechenden E-Mail Vorlagen ("KK angefordert" und "KK autom. abgewiesen"). Die Vorlagen können unter Einstellungen > E-Mail > aleno Pay angepasst werden:
Der Inhalt, welcher im MergeTag "ShiftSpecialConditionsMailText" eingefügt wird, kann unter Punkt 5. konfiguriert werden.
3. aleno Pay Schichteinstellungen
Unter Einstellungen > Schichten > [Schichtname] > Pay kann aleno Pay pro Schicht / Event individuell aktiviert und konfiguriert werden. Pay kann also auch flexibel nur für beispielsweise die Abend-Schicht, Wochenend-Abend-Schicht oder spezielle Events eingesetzt werden.
Kreditkarte im Widget nicht abfragen für Gäste mit Kreditkarte benötigt
Wenn aktiv, werden bei Online-Reservierungen für bereits vorhandene Gästeprofile mit "Kreditkarte benötigt" nicht aktiv, auch online keine Kreditkartendaten abgefragt.
Reservierungen autom. abweisen
Wenn aktiv, werden Reservierungen automatisch abgewiesen (Status "KK autom. abgewiesen"), wenn die Kreditkarte nicht innerhalb der konfigurierten Zeit hinterlegt wurde.
No Show Betrag/Amount
Betrag, welcher pro Person im Falle eines No-Shows via Dashboard > Zahlungen abgebucht werden kann. Dies geschieht nicht automatisch, die Reservierung muss auf Status No-Show gesetzt werden und dann explizit via Dashboard abgebucht werden (Betrag kann dann nochmal angepasst werden, falls gewünscht).
Zusätzliche Informationen
Dieser Text wird im Widget angezeigt, bevor die Kreditkarte hinzugefügt wird:
Textvorschlag Deutsch:
Mit der Reservierung erklären Sie sich einverstanden, dass bei einer Absage weniger 24 h vor Reservierungsantritt Ihnen die genannte Gebühr in Rechnung gestellt wird.
Textvorschlag Englisch:
By making a reservation you agree that in case of not showing for the requested booking or in case of cancellation within 24 hours before the time of the reservation you will be charged the amount stated.
Kreditkarten-Abfrage abhängig von PAX
Sollen Kreditkartendaten nur für größere Gruppen hinterlegt werden, kann hier ein Wert eingetragen werden. Zum Beispiel Min Pax = 9, das heißt Reservierungen für 1 bis 8 Personen können ohne Kreditkartendaten getätigt werden.
Link zu AGB
Die AGB müssen akzeptiert werden, um eine Reservierung abzuschliessen. Die AGB müssen die entsprechenden Stornierungsbedingungen enthalten.
4. Bedingungen Online Widget
Wir empfehlen, die Stornierungsbedingung und No-Show Gebühr bereits nach Auswahl der Zeit transparent zu kommunizieren. Dies ist mit der Funktion Bedingungen bestätigen > Bedingungen Widget Text in den Schichteinstellungen möglich und wird wie folgt dargestellt:
Textvorschlag Deutsch:
Bitte beachten Sie, dass wir im Falle eines No-Shows oder Stornierungen im Zeitfenster von weniger als 24 Stunden vor Reservierungsbeginn CHF 150 pro Person berechnen müssen.
Um die Reservierung abzuschliessen werden Sie gebeten ihre Kreditkarte anzugeben.
Textvorschlag Englisch:
Please note that in case of no-shows or cancellations less than 24 hours before the start of the reservation, we have to charge CHF 150 per person.
To complete the reservation you will be asked to provide your credit card details.
5. Bedingungen E-Mail
Wir empfehlen, die Stornierungsbedingung und No-Show Gebühr ebenfalls im Kreditkarte angefragt E-Mail einzufügen. Dies ist mit der Funktion Bedingungen bestätigen > Bedingungen Email Text in den Schichteinstellungen möglich und wird in allen Email Vorlagen im MergeTag "ShiftSpecialConditionsMailText" eingesetzt:
Textvorschlag Deutsch:
Bitte beachten Sie, dass wir im Falle eines No-Shows oder Stornierungen im Zeitfenster von weniger als 24 Stunden vor Reservierungsbeginn CHF 150 pro Person berechnen müssen.
Textvorschlag Englisch:
Please note that in case of no-shows or cancellations less than 24 hours before the start of the reservation, we have to charge CHF 150 per person.